Tách họ tên trong Excel là công việc cần thiết và thường xuyên thực hiện. Nếu bạn là một giáo viên thường hay làm việc với những danh sách họ tên rất nhiều.

Bạn sẽ tốn ít thời gian hơn nếu bạn thực hiện nhập liệu danh sách cùng một cột Excel. Sau khi nhập liệu, bạn có thể tách họ tên thành hai cột riêng biệt. Bạn không cần dùng bất kỳ phần mềm nào mà chỉ cần dùng những công cụ có sẵn trên Excel.

Nếu bạn sử dụng Office 2013, 2016…bạn có thể sử dụng chức năng Flash Fill (Xem bài hướng dẫn tách họ tên bằng Flash Fill). Nếu bạn sử dụng phiên bản Office 2010, 2007, 2003… hãy tham khảo bài hướng dẫn này.

Trong bài viết này, nghegiaovien.com sẽ hướng dẫn các bạn tách họ tên trong Excel bằng công cụ Find and Replace quen thuộc.

Sơ lược quá trình thực hiện như sau:

   Mỗi chuỗi họ và tên ở trước tên đều có khoảng cách. Bạn sẽ thay thế những ký tự:  *<khoảng cách> (nghĩa là thay thế tất cả những ký tự từ khoảng cách trước tên trở về trước bằng ký tự rỗng). Lúc này bạn sẽ giữ lại được tên; tiếp theo dùng hàm left cắt phần họ và chữ lót.

1. TÁCH LẤY TÊN

Bước 1:

Chèn thêm một cột và sao chép cột họ và tên sang để tách lấy tên.

2 tách họ tên trong excel bằng công cụ find and replace

Bước 2:

Chọn dữ liệu trong cột vừa sao chép, vào Home >> Replace (hoặc bấm Ctrl + H)

tách họ tên trong excel bằng công cụ find and replace

Bước 3:

Hộp thoại Find and Replace hiện ra, bạn gõ vào ô Find What *<khoảng cách> (gõ ký tự * và một khoảng cách); ô Replace  with để trống, tiếp theo chọn nút Replace All

tách họ tên trong excel bằng công cụ find and replace

2. TÁCH LẤY HỌ VÀ CHỮ LÓT

Bạn chèn thêm một cột, và thực hiện công thức:

=left(chuỗi họ và tên,len(chuỗi họ và tên)-len(chuỗi tên))

(Nghĩa là cắt lấy từ bên trái số ký tự tương ứng nhưng bỏ lại tên)

tách họ tên trong excel bằng công cụ find and replace

Lưu ý:  Đến đây nếu bạn xóa cột họ và tên đi thì cột họ chữ lót bị lỗi. Do cột họ chữ lót tham chiếu công thức đến cột họ và tên. Bạn phải chuyển dữ liệu cột họ chữ lót sang giá trị để khi xóa họ và tên không bị lỗi.

tách họ tên trong excel bằng công cụ find and replace

Cách làm như sau:

Sao chép họ chữ lót và Paste tại vị trí cũ với chế độ Paste Values 123 (hình dưới)

tách họ tên trong excel bằng công cụ find and replace

Như vậy, nghegiaovien.com vừa chia sẻ cách tách họ tên trong Excel (mọi phiên bản Office). Xin chúc quý thầy cô thành công!

(Tách họ tên trên Excel bằng Find and Replace – Nghegiaovien.com)

Xem thêm:

Tạo ổ đĩa dùng chung mạng LAN

Tăng tốc máy tính bằng CCleaner

Gói cài một số phần mềm thông dụng